Профессиональный помощник (о профессии ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА РУКОВОДИТЕЛЯ)

Помогать ближнему – это обязанность каждого думающего человека. Но если ближний, кому вы помогаете, является Генеральным директором компании, Руководителем крупного отдела или Менеджером какого-нибудь проекта, вас со всей ответственностью можно назвать профессиональным помощником. Или Ассистентом.

Итак, вы – Ассистент. Владение компьютером на уровне продвинутого пользователя, свободное знание английского языка и стрессоустойчивость –the must для любого Ассистента. Но, как вы догадываетесь, главный пункт в вашей Должностной инструкции - это оказание помощи. Характер и частота помощи напрямую зависят от того, какой именно вы ассистент: Личный ассистент или какого-нибудь отдела, например, маркетинга или внешнеэкономических связей.

Если вы Личный Ассистент, это значит, что вы правая рука руководителя, а также его уши и глаза. Согласитесь, без этих органов руководить компанией вряд ли удастся.

В силу специфики своей должности Личного Ассистента вам придется быть в курсе действительно личных дел руководителя. Скорее всего, вы узнаете, какие цветы любит супруга вашего шефа и названия компаний, делающих ремонт в их загородном доме. Кроме того, вы не без удивления познакомитесь с тем, что сейчас проходят в школе по разным предметам. Потому что иногда Вам придется искать в сети рефераты для детей шефа. Вы будете проверять домашние задания, которые на бегу сделает ваш руководитель, ведь он опять посещает курсы английского. Возможно, Вы будете заказывать абонемент в тренажерный зал и напоминать о том, что само наличие абонемента не способствует повышению тонуса отдельных групп мышц.

И так далее и тому подобное. Наверняка каждый, кто имел удовольствие работать Личным Ассистентом, сможет добавить в этот список что-то свое, личное.

Как вы понимаете, вышеперечисленные обязанности не входят в должностную инструкцию, хотя бы в виду ограниченности количества ее пунктов. Но ушлые эйч-аровцы умудряются сформулировать все вышеперечисленное одной строчкой. Например, это может прозвучать как выполнение личных поручений руководителя. А это, как вы понимаете, влечет за собой наличие другой формулировки в инструкции - ненормированный рабочий день.

Что касается остальных дел, за которые несет ответственность Личный Ассистент это, как правило, распорядок дня руководителя, подготовка отчетов и презентаций, перевод и анализ корреспонденции, протоколирование заседаний и совещаний, контроль выполнения поручений руководителя его подчиненными, бронирование билетов/гостиниц, а также приготовление кофе и чая.

Если Вы Ассистент отдела, департамента или чего-то еще, более многолюдного, чем только Вы и руководитель, значит, в вашей помощи будут нуждаться все эти люди, снующие по офису. Им всегда что-то будет от вас нужно. Но при этом подчиняться вы будете только одному человеку - руководителю отдела. И если кто-то другой начнет требовать от вас невозможного, смело посылайте этого человека… в кабинет руководителя, например.

Ассистенты отделов имеют дело с отчетностью. Подготовка ежедневных, еженедельных ежемесячных отчетов, презентаций, сводок, темплейтов, репортов и т.д. Мониторинги чего-нибудь важного и нужного. Занесение информации в базу данных, если не предусмотрена должность Data-entry. Входящие и исходящие звонки, если не предусмотрена должность Reception. Переводы с и на иностранные языки всего, что не понятно. Бланки бесчисленных документов для заполнения и контроль корректного заполнения этих бланков и многое другое.

Можно смело утверждать, что Ассистенты просто незаменимые люди. Отчасти это правда (отчасти потому, что как утверждал один известный гражданин: «незаменимых людей нет»). Более того – осознавать свою незаменимость бывает даже приятно. Но! Высшим пилотажем и показателем профессионализма ассистента является такая организация работы, при которой его (ассистента) отсутствие на рабочем месте не будет негативно сказываться на всем рабочем процессе. Ведь жизни иногда случается отпуск, болезнь, свадьба и прочие недоразумения. Другими словами от ассистента требуется так наладить систему получения, хранения и обмена информацией, чтобы любой жаждущий мог ее извлечь самостоятельно или, по крайней мере, благодаря вашей пошаговой инструкции, продиктованной по телефону.

В качестве вывода можно сказать, что ассистент – работа, которая требует внимания, усидчивости, готовности ответить на любой вопрос. Другими словами, вам необходимо всегда находиться в нужное время в нужном месте. Можно сказать, что это рутинная и монотонная работа. Но, как ни странно, вы будете много, очень много общаться. Вы также будете и должны быть в курсе всего, что происходит в отделе и в компании в целом. Вас по праву будут считать самым информированным человеком. И это - действительное отражение реальности.

Если вам нравится эта реальность, значит, работа Ассистента доставит вам не только достойный ежемесячный доход, но и удовольствие от самого процесса помощи ближним.

Поработавшая персональным ассистентом Татьяна Василенко

Дата размещения: 09.10.2009.